До вступления в силу с 1 января 2012 г. Положения Банка России от 12 октября 2011 г. # 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», бухгалтеры не очень «заморачивались» по поводу документального обоснования выдачи наличных денег в подотчет. Тем более, что необходимость этой, так сказать «хозяйственной операции», возникала чаще чем хотелось бы, если не «позавчера», то «вчера» уж точно. Причины тривиальны: либо нужно было скорректировать остаток по кассе за какой–либо день, либо «манагеры» по закупкам что–то не успели дозакупить и сделали это «вчера» – но документы будут только «завтра», или генеральному срочно понадобилась «энная» сумма.

Возможный выход из этих ситуаций мог быть следующим: можно было оформить приказ о выдаче денежных средств в подотчет сотрудникам организации и задним числом оформлять авансовые отчеты. Но даже такой приказ о том, что определенным сотрудникам (их список прилагать было необязательно, можно было ограничиться наименованием подразделения, либо перечнем должностей) разрешается выдача денежных средств в подотчет (условие об окончательном расчете по предыдущему авансу в тексте приказа было все–таки обязательным в соответствии с Решением совета директоров ЦБ РФ # 40 от 22.09.93) на определенный период: в пределах месяца, либо отчетного периода (квартала), – уже не срабатывает.

Причина – в уже имеющейся негативной арбитражной практике. В мотивировочной части постановления Девятого арбитражного апелляционного суда # 09АП-2451/2013 от 06.03.13 по делу о рассмотрении апелляционной жалобы на действия ИФНС о привлечении к ответственности организации за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, изложено следующее: «… Выдача наличных денежных средств из кассы произведена в нарушение п. 4.4 положения № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ» в соответствии с которым, выдача денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Также отсутствуют письменное заявление подотчетного лица, составленное в простой произвольной форме и содержащее собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату …». И далее: «… административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций … влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.».

Таким образом, за нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в отсутствии заявлений сотрудников на выдачу денежных средств в подотчет – штраф на организацию до пятидесяти тысяч рублей!

Возникает естественный вопрос: как обойти необходимость оформления таких заявлений?
Можно предположить следующее:
Вариант 1. Оплата расходов сотрудниками из своих личных средств, если таковые средства имеются. В дальнейшем такой сотрудник должен оформить заявление на возмещение расходов (возврат перерасхода), либо авансовый отчет на перерасход.
Вариант 2. Оплата расходов (в том числе и командировочных) с расчетного счета. Но ситуации в командировке могут быть всякие – в чужом городе наличные деньги могут понадобиться в самый неожиданный момент – поэтому вариант 1 в данной ситуации может и не сработать.
Вариант 3. Более оптимальным, на мой взгляд, является вариант с перечислением денег в подотчет на пластиковую карту, причем любую: зарплатную или корпоративную. Банк России письмом ЦБ РФ # 29-1-1-7/4625 от 23.07.09 подтвердил, что такая операция не регулируется порядком ведения кассовых операций. Несмотря на то, что это письмо относилось к старому порядку ведения кассовых операций, утвержденному вышеупомянутым Решением совета директоров ЦБ РФ # 40, действие вышеуказанного письма распространяется и на новый порядок, утвержденный тем же самым Положением # 373–П от 12.10.11, которое также не запрещает перевод средств, предназначенных в подотчет на пластиковую карту. Но норму о перечислении авансов для подотчетников на пластиковые карты необходимо отразить в учетной политике, внутренних локальных актах в соответствии со статьей 168 ТК РФ – возможно такими документами будут положение о расчетах с подотчетниками и/или положение о командировках.

Удачи в нашем нелегком деле!